Cuenta corriente de proveedores: cuánto le debés a cada uno, sin buscar papeles

Cómo funciona una cuenta corriente con proveedores de obra

Comprar a cuenta es lo normal en obra: el corralón entrega con remito, la ferretería anota, la hormigonera factura por viaje, y se paga después, a fin de mes o cuando se puede. Cada uno de esos movimientos suma o resta en la cuenta de ese proveedor:

El saldo es la cuenta de todo eso. Si da negativo, es el proveedor el que te debe a vos: un saldo a favor que se descuenta de la próxima compra.

Dos reglas evitan la mayoría de los problemas: una cuenta por proveedor, aunque le compres para varias obras, y el mismo nombre siempre. «Corralón El Sur», «Corralon el sur» y «El Sur Materiales» en una planilla son tres cuentas distintas, y ninguna dice la verdad.

Un extracto de ejemplo

Así se ve un mes de cuenta corriente con un corralón, con números inventados. Cada línea mueve el saldo, y el de la última línea es lo que le debés:

Ejemplo ficticio. En el resumen que te manda el proveedor, tus compras figuran en el Debe y tus pagos en el Haber, porque es su cuenta de clientes; en tus propios libros, la cuenta del proveedor va al revés.

La última línea es la que importa. El mismo remito llegó dos veces —lo mandó el capataz el día de la entrega y lo volvió a mandar el encargado cuando juntó los papeles— y no se sumó. Si se hubiera sumado, el saldo diría $2.270.000 y la diferencia se iría en la próxima transferencia, sin que nadie lo note hasta que el corralón mande su resumen. O nunca.

El remito que se paga dos veces

Es el error más común de la cuenta corriente en obra, y casi nunca es mala fe. Pasa de tres maneras distintas, y cada una se previene de una forma distinta.

Dos personas cargan el mismo comprobante

El capataz manda la foto del remito y el encargado lo carga de nuevo cuando junta los papeles; o la misma factura llega por mail y en papel. Se previene con un solo canal de entrada y con una regla: todo comprobante tiene que tener el número a la vista. En GastosObra, si entra un comprobante con el mismo número y el mismo proveedor que otro ya cargado, queda marcado como duplicado y no suma. Si no tiene número pero coincide renglón por renglón con otro (misma fecha, mismo monto, misma descripción, mismo proveedor), va a revisión: mientras tanto suma, marcado, hasta que una persona decide si es la misma compra. Sin número a la vista la detección no está garantizada: por eso la regla.

Se cargan el remito y la factura de la misma compra

El corralón entrega con remito y después factura, a veces varios remitos en una sola factura. Son dos comprobantes con números distintos de la misma compra: si los dos entran como gasto, la compra cuenta doble. Ningún control por número lo detecta, tampoco el de GastosObra, que no cruza remitos con facturas. La solución es de proceso: definí qué se carga —el remito al recibir o la factura al cerrar— y que todos hagan lo mismo. La otra pieza queda como respaldo y se controla contra la primera.

El proveedor cobra algo que ya cobró

Un remito que ya entró en una factura anterior aparece de nuevo en el resumen del mes, o se paga una factura suelta y después el resumen completo que la incluía. Esto no lo ve ningún control automático de tu lado: aparece cuando conciliás la cuenta con el resumen del proveedor.

Cómo conciliar la cuenta con el resumen del proveedor

Conciliar es comparar tu cuenta con la del proveedor, línea por línea, hasta que los saldos coincidan o cada diferencia tenga una explicación. Con los proveedores grandes conviene hacerlo todos los meses, antes de pagar:

1. Pedí el resumen de cuenta del período, con el saldo inicial y el detalle de remitos, facturas, notas de crédito y pagos recibidos.
2. Arrancá por el saldo inicial. Si ya no coincide, la diferencia es de antes: buscala primero o la vas a arrastrar todo el mes.
3. Tildá cada movimiento que esté en las dos cuentas: mismo número de comprobante y mismo importe.
4. Explicá lo que quedó sin tildar. Las diferencias típicas son un remito que nadie cargó, un pago que el proveedor todavía no registró, una nota de crédito que no anotaste, un recargo o un precio distinto del pactado, y el remito que ya estaba en otra factura.
5. Corregí con un movimiento, no con un borrón. Lo que faltaba se carga; lo que el proveedor reconoce se registra como ajuste, con su motivo. Así, el mes que viene sabés por qué cambió el saldo.
6. Anotá hasta qué fecha quedó conciliada. La próxima vez arrancás de ahí.

Este cierre mensual es una parte del método completo para controlar los gastos de una obra, junto con el cierre corto de cada semana.

Control de facturas y de pagos a proveedores

Antes de pagar una factura de obra conviene mirar cinco cosas:

• Que el CUIT y la razón social sean los del proveedor, y que el tipo de factura (A, B o C) sea el que corresponde a tu condición frente al IVA.
• Que el número no esté ya cargado.
• Que la suma de los renglones cierre con el total.
• Que los precios sean los pactados. Compararlos con tus compras anteriores al mismo proveedor ayuda a ver un aumento que nadie avisó.
• Que corresponda a material que de verdad llegó a la obra: un remito firmado o el capataz que lo confirma.

Y cada pago tiene que quedar con su fecha, su medio (transferencia, cheque, efectivo) y una referencia: el número de cheque o de operación. Un pago sin referencia es el que después nadie encuentra cuando el proveedor dice que no lo recibió.

Si querés llevarlo en Excel, la planilla gratis de control de gastos de obra trae una hoja de proveedores con saldo inicial, compras en cuenta corriente, pagos y el saldo de cada uno.

Cómo lo hace GastosObra

En GastosObra la cuenta corriente no se carga aparte: sale de los gastos que ya entraron por el control de gastos de obra por WhatsApp.

• La deuda sale de los gastos. Cada gasto con medio de pago «Cuenta corriente» suma a la deuda con su proveedor. El medio de pago se toma de lo que dice el comprobante o el mensaje, y si no está, se marca en el panel. Lo anulado y lo duplicado no suman; lo que está en revisión suma, marcado, para que el saldo no te mienta para abajo.
• Pagos y ajustes en el panel. Cada pago con su fecha, su medio y su referencia; cada ajuste con su signo y un motivo obligatorio. Lo que hoy le debés según tu planilla entra como un ajuste de saldo inicial. Y guardar dos veces el mismo pago, por un reintento con mala señal, no lo duplica.
• Nada se edita, todo queda registrado. Un pago mal cargado no se borra: se anula con su motivo y se vuelve a cargar, y queda registrado quién hizo cada cosa y cuándo.
• Saldo y extracto de cada proveedor. El saldo de todos, y el extracto de cada uno movimiento por movimiento, con el saldo corrido, para compararlo con el resumen. Los dos se exportan a CSV.
• Un proveedor, una cuenta. Si el comprobante trae CUIT, el proveedor se reconoce por el CUIT aunque el ticket lo escriba distinto. Si el mismo proveedor quedó cargado con dos nombres, se unifican desde el panel y sus gastos y pagos se juntan.
• «¿Cuánto le debo al corralón?» Si sos dueño o administrador, le escribís «saldo» y el nombre del proveedor al bot y te contesta con el saldo.

La deuda la ven el dueño y los administradores; los empleados que mandan comprobantes no ven las cuentas de la empresa.

Lo que no hace

La cuenta corriente de GastosObra es por saldo, a propósito: es como trabaja el corralón («te dejo a cuenta») y es lo que se puede mantener sin una persona dedicada. Por eso no tiene:

• Imputación factura por factura: no marca cada factura como pendiente, pagada en parte o cancelada.
• Vencimientos de cheques diferidos, antigüedad de la deuda ni límite de crédito.
• Retenciones, órdenes de pago ni conciliación bancaria.
• Cruce de remitos contra facturas: tienen números distintos y el sistema no los relaciona.
• Notas de crédito como comprobante: su efecto se registra como un ajuste que resta.
• Cuenta corriente de clientes: es sólo de proveedores.
• Saldos en dólares: todo queda en pesos, y un pago en dólares se registra en pesos con la cotización del día.

Si necesitás todo eso, es terreno de un sistema administrativo: la guía de software para constructoras te ayuda a ver cuál conviene según tu caso. Si lo que necesitás es saber cuánto le debés a cada uno y no pagar dos veces, probalo con tus proveedores de verdad. Mirá también cómo funciona el control presupuestario de obra y los planes y precios en pesos.