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Planilla de control de gastos de obra en Excel, gratis
Para constructores y constructoras con una obra, una reforma o varias: anotás cada comprobante y la planilla te muestra cuánto va gastado contra el presupuesto de cada obra y de cada rubro, qué remito ya estaba cargado y cuánto le debés a cada proveedor. Se descarga directo, sin dejar tu mail.
¿Preferís no tipear nada? Con GastosObra tu gente manda la foto del remito por WhatsApp y cada gasto queda asentado por obra y por rubro: probalo gratis, sin tarjeta.
Es un archivo de Excel armado para el trabajo de una constructora: una fila por comprobante —remito, factura o ticket— con la obra, el rubro, el proveedor y el número. Con eso calcula solo el gasto de cada obra y de cada rubro contra lo que presupuestaste, marca los comprobantes cargados dos veces para que no sumen, lleva la cuenta corriente de cada proveedor y pasa cada gasto a dólares con la cotización que anotás vos. Está en pesos y con el vocabulario de obra de acá: Factura A, B o C, remito, CUIT, corralón.
Qué trae la planilla, hoja por hoja
Son siete hojas. Las celdas blancas las escribís vos; las grises se calculan solas y no hace falta tocarlas.
| Hoja | Qué anotás | Qué calcula sola |
|---|---|---|
| Cómo usar | Nada: son las instrucciones, cortas y en criollo. | — |
| Gastos | Una fila por comprobante: fecha; obra, rubro y proveedor (de una lista desplegable); CUIT; tipo de comprobante; número; detalle; importe; medio de pago; quién lo cargó y el dólar del día. | El importe en dólares, si el comprobante está repetido y, arriba de todo, la línea «Para revisar» con lo que falta. |
| Presupuesto vs real | Cuánto pensás gastar en cada rubro de cada obra. | Lo gastado (sin los repetidos), la diferencia, el porcentaje usado y el estado: En regla, Atención o Pasado. |
| Obras | Tus obras, su situación (activa, pausada o terminada) y, si lo tenés, el presupuesto total. | Lo gastado, lo que queda, el semáforo de la obra y lo que se gastó en rubros que no presupuestaste. |
| Rubros | Nada, salvo que quieras cambiarlos: trae 24 rubros de obra con ejemplos de qué entra en cada uno. | Lo gastado en cada rubro, sumando todas las obras. |
| Proveedores | Nombre, CUIT y el saldo con el que arrancás. | Compras en cuenta corriente, pagos y saldo, con la situación: Le debés, Al día o Saldo a tu favor. |
| Pagos a proveedores | Cada pago o entrega a cuenta, con su recibo u orden de pago. | Nada acá: cada pago se descuenta del saldo en «Proveedores». |
«Gastos» trae 1000 filas listas, y en Excel la tabla se agranda sola si escribís debajo. Hay lugar para 30 obras, 40 rubros y 100 proveedores.
Cómo usarla en cinco pasos
El archivo abre en «Cómo usar». Las filas con fondo amarillo que dicen EJEMPLO están para que veas cómo reacciona cada control; cuando arranques, borralas (seleccionalas, clic derecho, Eliminar, Filas de la tabla) y las fórmulas siguen andando.
- Cargá tus obras en la hoja «Obras». Si tenés el presupuesto total de cada una, ponelo; si no, la planilla mide cada obra contra la suma de sus rubros.
- Ajustá los rubros. Dejá los que usás, borrá los que no y sumá los tuyos. Los ejemplos de cada rubro («Albañilería: ladrillos, bloques, cemento, cal, arena») sirven para que dos personas carguen la misma compra en el mismo lugar.
- Anotá cada comprobante en «Gastos». Una fila por comprobante: fecha, obra, rubro, proveedor, número e importe. Si querés el valor en dólares, poné la cotización de ese día.
- Poné el presupuesto por rubro en «Presupuesto vs real» y mirá el semáforo. En «Obras» ves cada obra completa.
- Si comprás en cuenta corriente, elegí ese medio de pago en «Gastos» y anotá cada pago en «Pagos a proveedores». El saldo de cada uno queda en «Proveedores».
Un consejo que no depende de la planilla: cargá el mismo día o, como mucho, una vez por semana. Cargada a fin de mes, te cuenta en qué se fue la plata cuando ya no queda nada por corregir. El método completo —qué comprobante guardar, quién carga, cómo cerrar el mes— está en la guía cómo llevar el control de gastos de una obra.
Cómo avisa un remito o una factura repetidos
El error que más plata cuesta en una planilla de obra es el comprobante cargado dos veces: el capataz anota el remito y en la oficina alguien lo vuelve a cargar cuando llega el papel. La columna «¿Repetido?» compara cada fila con las anteriores por proveedor y número de comprobante, y reconoce el número aunque esté escrito distinto: 0001-00004521, 1-4521 y 0001 00004521 son el mismo. La segunda fila dice REPETIDO y no se suma en ningún total.
Dos casos que la columna también resuelve. Si un comprobante no tiene número, avisa «Falta el N°»: sin número no hay forma de saber si está repetido. Y si partís una factura entre dos obras o dos rubros, numerás las filas en la columna «Parte» (1, 2…) para que no la marque como repetida.
El presupuesto contra lo gastado, con semáforo
En «Presupuesto vs real» ponés una fila por cada obra y rubro que quieras controlar, con cuánto pensás gastar. Lo gastado sale solo de «Gastos» (sin contar los repetidos), y cada fila muestra la diferencia, el porcentaje usado y un estado:
- En regla (verde): todavía no llegaste al umbral de aviso.
- Atención (amarillo): pasaste el umbral, que viene en 80 % y se cambia en una sola celda.
- Pasado (rojo): gastaste más de lo presupuestado, y la diferencia se ve en rojo.
En «Obras» ves cada obra entera y una columna que suele sorprender: lo gastado en rubros que no presupuestaste. Es la plata que se va donde nadie estaba mirando.
Si buscabas una planilla de control de presupuesto de obra en Excel, es esta misma hoja. Lo que no hace es armar el presupuesto: no computa materiales ni calcula precios unitarios, el número lo traés vos. Para el método completo —desvíos, ritmo de gasto y alertas— mirá control presupuestario de obra.
Cuenta corriente con proveedores y valor en dólares
Cuando le comprás en cuenta corriente al corralón, elegís ese medio de pago en la fila del gasto. Cada pago o entrega a cuenta va en «Pagos a proveedores», con su número de recibo. En «Proveedores» queda la cuenta: lo que compraste en cuenta corriente menos lo que pagaste, más el saldo con el que arrancaste, y la situación de cada uno.
La cuenta se arma por el nombre del proveedor, así que «Corralón San Martín» y «Corralon San Martin» serían dos cuentas distintas: por eso el proveedor se elige de la lista desplegable y no se tipea. Cómo llevarla sin sorpresas a fin de mes, en cuenta corriente de proveedores.
Para los dólares, la planilla no busca la cotización: la escribís vos en cada fila, la que uses siempre (oficial, blue o MEP). Así el valor en dólares de cada compra queda fijo y no cambia cuando se mueve el dólar, que es lo que necesitás para comparar una obra de marzo con una de octubre.
En qué programas abre
Está hecha para Excel 2016 o más nuevo. Es un .xlsx común, sin macros ni vínculos a otros archivos y con fórmulas clásicas, así que también se puede abrir en:
- Google Sheets: subila a tu Drive y abrila con Hojas de cálculo de Google.
- LibreOffice Calc: la abrís directo, como cualquier archivo de Excel.
Fuera de Excel puede que alguna ayuda de las celdas no se vea igual, o que al imprimir salgan páginas de más: el área de impresión que se ajusta sola hasta la última fila cargada es de Excel.
Dónde se rompe una planilla
Esta planilla ordena y controla lo que alguien tipeó. Hay cosas que ninguna planilla resuelve, tampoco esta, y conviene saberlas antes de apostar todo a ella:
- Que la gente cargue. Los comprobantes viven en el bolsillo del capataz, en la guantera o en el celular de alguien, y se cargan cuando hay tiempo. Mientras tanto el semáforo está en verde con datos viejos, y si quien carga se va de vacaciones, la planilla se congela.
- Los repetidos entre copias. Si cada uno tiene su archivo («control obra final v3 (2).xlsx»), el remito que cargaron dos personas no aparece repetido en ninguno.
- El papel. La planilla guarda números, no el comprobante. Si un importe quedó con un cero de más no hay contra qué compararlo, y el contador te pide la factura igual.
- Que el comprobante cierre. Nadie controla que la suma de los renglones dé el total impreso, y una fórmula pisada por error deja un total mal sin avisar.
- Quién cambió qué. En un archivo común no queda registro de quién corrigió un importe ni cuándo.
- El cierre del mes. Juntar lo que falta, revisar, conciliar con el corralón y mandarle algo prolijo al contador lo sigue haciendo una persona.
Si tenés el hábito de cargarla al día, la planilla alcanza y sobra, con una obra o con varias. Si los tickets se juntan y los pasás cuando podés —aunque sea una sola obra o una reforma— o compra más de una persona, el problema deja de ser la planilla y pasa a ser la carga: para eso está el control de gastos de obra por WhatsApp de GastosObra. La comparación GastosObra contra Excel dice cuándo conviene quedarse con la planilla y cuándo no.
Preguntas sobre la planilla
¿Es gratis de verdad?
Sí. Se descarga directo desde esta página, sin registrarte y sin dejar el mail. La podés usar y adaptar para tu empresa como quieras.
¿Sirve para una sola obra o una reforma?
Sí: cargás una obra y listo. Está pensada para varias porque es donde una planilla común se desordena, pero con una obra o una reforma funciona igual.
¿Calcula el IVA?
No. Registra el tipo de comprobante (Factura A, B o C, remito, ticket o recibo) y el importe total, que es lo que salió de la caja. El crédito fiscal y el libro de IVA quedan para tu contador.
¿La pueden usar varias personas?
Sí, siempre que todos carguen en el mismo archivo, guardado en una carpeta compartida. Es la condición para que la alerta de repetidos funcione: con copias separadas, nadie ve lo que cargó el otro.
¿Puedo pasar lo que cargué a GastosObra más adelante?
Sí. GastosObra tiene un importador de Excel y CSV: elegís el archivo, indicás qué columna es cada dato y ves los totales por obra antes de confirmar, y volver a importar el mismo archivo no duplica nada. Cómo se hace, en pasar tu Excel a GastosObra.